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Aplicación de registro de eventos: cómo mejorar la experiencia de llegada de sus invitados

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La creación de una experiencia de registro de eventos perfecta dependerá en gran medida de la aplicación de registro de eventos que utilice.

Lo hemos escuchado antes, las primeras impresiones importan. Pero, ¿qué significa eso para los planificadores de eventos? Según Forbes, solo tienes siete segundos para causar una primera impresión. Eso es todo. Esto significa que en menos de 10 segundos, tus asistentes se han formado una opinión de tu evento. ¿Dónde es más probable que los asistentes pasen sus primeros siete segundos en un evento? La respuesta para la mayoría será esperar en la fila para imprimir su credencial. No han tenido la oportunidad de experimentar el contenido, las conexiones y las experiencias que ha diseñado para ellos, pero ya se están formando una opinión sobre su evento.

Imagen: 2 personas mirando la computadora

La forma en que registra a sus asistentes es importante. Imagina que llegas a un evento sin señalización clara de registro, personal desconectado escondido detrás de un escritorio y una larga fila que parece no moverse. No importa cuán grandioso sea su evento real, si el proceso de registro es torpe y caótico, afectará negativamente la experiencia general de sus asistentes. Crear una experiencia de llegada de invitados perfecta es primordial y comienza con la elección de la aplicación de registro de evento correcta.

En esta publicación de blog, discutimos cómo puede brindar una experiencia de llegada perfecta para sus invitados poniéndose en su lugar, diseñando su proceso de registro para minimizar las colas y eligiendo ese software de registro tan importante.

Ponte en el papel de tu invitado

Al diseñar su evento, es esencial salirse del rol de organizador y ponerse en el lugar de los asistentes. Imagina de dónde podrían viajar, cómo llegarán a tu evento y cuál será esa primera interacción con tu evento. Este ejercicio mental es fundamental para crear una gran experiencia para los huéspedes. Le permite identificar cosas que pueden parecer obvias, pero que pueden pasarse por alto fácilmente en el proceso de diseño del evento.

Imagen: 3 personas de pie sonriendo en un stand de feria comercial

Por ejemplo, es probable que un asistente durante el invierno llegue con muchas más capas que en los meses más cálidos del verano. Considere cómo se sentirían al acercarse a un mostrador de registro, donde reciben un pase, una bolsa de regalo y una bebida de bienvenida para hacer malabarismos con sus otras pertenencias. Un planificador de eventos en esta situación puede decidir crear comodidad para los invitados al tener un servicio de guardarropa delante del mostrador de registro. Alternativamente, pueden decidir establecer un programa de conferencias y un punto de recogida de bolsas de regalos después de la recogida de la credencial y el registro del abrigo. Estos ajustes y consideraciones menores pueden afectar significativamente cómo se sienten los asistentes al ingresar a su evento.

La forma en que saluda a los asistentes en el registro también es esencial y, a menudo, se pasa por alto. Considere ponerse de pie para saludar a los asistentes en lugar de sentarse detrás del mostrador de registro, creando la sensación de ser bienvenido a la casa de alguien. También permite a los asistentes mantener una distancia razonable mientras la higiene sigue siendo una prioridad.

Evita largas colas

Más del 20 % de los visitantes mencionaron los tiempos de espera como su principal frustración cuando asistían a eventos (UFI, 2019). No podemos erradicar las colas, pero con una planificación cuidadosa, puede reducir el dolor de las colas para los asistentes. Una forma de hacerlo es ofreciendo una variedad de tipos de boletos.

“Recientemente, estaba organizando un evento con más de 1000 invitados y quería crear contingencias para evitar las largas colas en los mostradores de facturación. Para hacer esto, escaloné las llegadas de invitados según los tipos de entradas. Primero, dimos la bienvenida a los VVIP, quienes fueron incentivados a llegar temprano con un programa de desayuno gratuito que incluía un orador principal para comenzar el día. A continuación, dimos la bienvenida a los VIP con acceso a un salón exclusivo para aprovechar algunas oportunidades de establecer contactos antes del evento. Después de los VIP, los poseedores de boletos generales también fueron invitados al evento. Más tarde, tuvimos un horario de entrada específico para los poseedores de boletos después del almuerzo que asistían a talleres y sesiones magistrales solo por la tarde. Al hacer esto, pudimos sortear las largas colas sin dejar de agregar valor a nuestros huéspedes”.


Lori D’Agostino, gerente sénior de eventos en EventMobi.

Si los tipos de boletos alternativos no funcionan para su evento, también puede aliviar la carga del registro organizando una fiesta de bienvenida la noche anterior a su evento principal. Invite a los invitados a comenzar a establecer contactos en su fiesta de bienvenida previa al evento y aproveche esta oportunidad para registrarse temprano.

Si las largas colas son inevitables para su evento, considere cómo puede mantener entretenidos a los invitados mientras esperan. Por ejemplo, Comic-Con no puede evitar tener largas filas; sin embargo, aún hacen de este tiempo una experiencia para sus invitados. Los personajes de cosplay interactúan con los invitados que esperan en la fila para mantenerlos entretenidos creando momentos únicos en las redes sociales antes del evento. Saque el entretenimiento del salón de eventos o la sala de conferencias y llévelo al área de llegada. Deleite a sus invitados con un cuarteto de cuerdas en vivo mientras su equipo (o patrocinadores) brindan una bebida de bienvenida mientras esperan. Piense en lo que tiene sentido para su evento y lo que sus asistentes apreciarían.

Elija la aplicación de registro de eventos adecuada

La tecnología que utiliza tiene un impacto significativo en el ritmo del proceso de registro de su evento. Las hojas de cálculo y las listas impresas consumen mucho tiempo y pueden generar largas filas, ya que el personal de registro hace todo lo posible por localizar los nombres. Una de las claves para evitar largas filas es elegir la aplicación de registro de eventos correcta. Las aplicaciones de registro de eventos son el socio perfecto para cualquier planificador que desee una experiencia de registro fluida, intuitiva y sin esfuerzo.

Imagen: Pantalla de celular y pantalla de iPad

El uso de una aplicación de registro de eventos, como la que ofrece EventMobi, le permite agilizar su proceso de registro al:

  1. limitar el número de proveedores con los que necesita trabajar
  2. eliminando la necesidad de hojas de cálculo
  3. quitar las computadoras portátiles obstructivas y las cajas de escaneo en el mostrador de registro
  4. facilitando la captura de datos de asistentes y eventos.

Eventmobi proporciona una aplicación de registro de eventos simple, todo en uno y totalmente personalizable para manejar todos sus requisitos de registro. La aplicación optimiza la experiencia de registro de invitados por diseño para que pueda dar la mejor primera impresión a sus asistentes. Pueden descargar fácilmente la aplicación móvil Event Check-In y cargar su código QR, listo para ser escaneado por el personal de registro. El mismo código también puede escanear a los asistentes dentro y fuera de las sesiones para garantizar un seguimiento de crédito de CE preciso.

Conclusión

Es probable que la primera impresión de un asistente sobre su evento se forme durante su experiencia de registro. Su capacidad para ofrecer una experiencia perfecta depende de la tecnología que respalde su evento. Busque una aplicación de registro de eventos que le permita agilizar su proceso de registro y reducir las largas filas, para ayudar a garantizar que sus asistentes tengan la experiencia adecuada en el momento en que cruzan las puertas de su lugar.

Fuentes:

Imagen: un banner de recorrido del producto con un botón de llamada a la acción

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