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5 formas de usar datos de eventos al medir el ROI de eventos

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Una pregunta común que a menudo recibimos de nuestros clientes es: «¿Cuál es la mejor manera de medir el ROI de un evento?»

Es probable que usted, junto con todas las partes interesadas de su evento, anhelen una respuesta a esa pregunta integral después de cada uno de sus eventos.

¡Buenas noticias! En la era digital actual, los datos y análisis de eventos están fácilmente disponibles para los planificadores de eventos. Y cuando se utiliza en todo su potencial, esta información se puede usar para cuantificar los resultados, probar el ROI de su evento y ayudarlo a crear información procesable para el éxito continuo.

Simplemente se reduce a hacer las preguntas correctas e identificar historias significativas entre la maraña de números.

Para medir el ROI del evento, sus métricas de éxito variarán según los objetivos específicos de su evento. Algunos beneficios de alto nivel de analizar los datos de su evento incluyen:

  1. Proporcionar métricas de ROI de eventos cuantificables
  2. Medir el compromiso de la audiencia
  3. Identificación de áreas de mejora

¿Cómo medir el ROI de un evento? 5 respuestas basadas en datos

1. «¿Cuántos ingresos generó nuestro evento?»

El cálculo del ROI se utiliza como una métrica clave para medir el éxito del evento. También es una excelente manera de proporcionar resultados cuantificables a las partes interesadas de su evento, incluido el equipo ejecutivo y los patrocinadores de su organización.

A menudo, debe presentar números que justifiquen con confianza su gasto en el presupuesto de un evento. Un buen lugar para comenzar es evaluando la venta de boletos y el registro.

Algunas medidas comunes que son indicativas del rendimiento de las ventas son:

  • Número total de entradas vendidas y sus ingresos resultantes
  • Comparación del número de inscritos frente a la tasa de asistencia real

A continuación se muestra un ejemplo de Registro de análisis de ventas:

La pantalla de la computadora portátil muestra los datos de eventos utilizados para medir el ROI del evento
2. «¿Nuestros patrocinadores vieron valor en participar en nuestro evento?»

Según el tipo de evento, los patrocinios suelen contribuir significativamente a los ingresos generales generados.

Dado que sus patrocinios invierten una parte tan considerable de su presupuesto de marketing en su evento, es crucial que les proporcione métricas de ROI del evento que demuestren el valor y el éxito del patrocinio.

Si está considerando aprovechar las oportunidades de patrocinio dentro de su aplicación de eventos, será fundamental poder proporcionar información sobre el uso de la aplicación de eventos para ayudar a sus patrocinadores a comprender el ROI que recibieron de su inversión.

Por ejemplo, la plataforma de EventMobi proporciona numerosas métricas sobre anuncios publicitarios de patrocinadores, que incluyen:

  • Número de impresiones de banner
  • Total de clics
  • Medidas de conversión

Además, los patrocinadores pueden ver la cantidad de visitas a la página que recibió la página de su empresa dentro de la aplicación del evento. Esto ayuda a arrojar luz sobre la cantidad de exposición que recibió cada patrocinador y la influencia que tuvieron en la audiencia de la aplicación.

Este es solo un ejemplo de los muchos puntos de datos sólidos que la tecnología de eventos le permite medir al validar el ROI del evento para sus patrocinadores y crear un caso convincente de por qué deberían continuar patrocinando sus eventos.

A continuación se muestra un ejemplo de los tipos de métricas que puede recopilar mediante la función de anuncios publicitarios de EventMobi.

Ejemplo de datos de participación utilizados para medir el ROI del evento

Lectura recomendada: Asegúrese de leer nuestro libro electrónico Cómo crear una estrategia de patrocinio que maximizará los ingresos de su evento

3. «¿Cuál fue el nivel de compromiso de los asistentes al evento?»

Determinar el nivel de participación de los asistentes durante el evento es una gran medida de qué tan exitoso fue su evento con su público objetivo. Esta métrica de ROI del evento puede servir como predictor de la probabilidad de que sus asistentes regresen el próximo año.

El análisis de su aplicación de eventos puede permitirle crear perfiles de asistentes. Los datos relacionados con cosas como temas de interés, oradores populares y asistencia a la sesión lo ayudan a personalizar su próximo evento y planificar objetivos y contenido en consecuencia.

Temas de alto interés: El análisis de aplicaciones puede revelar muchas ideas sobre lo que su audiencia encontró interesante. Busque tendencias en las siguientes áreas:

  • Sesiones más populares a través de páginas vistas
  • Secciones más visitadas de la aplicación
  • Documentos más abiertos
  • Canales de discusión grupal con mayor interacción

Esto ayuda a resaltar qué temas y medios generaron la mayor cantidad de interés. Luego puede comenzar a decidir qué información incorporar en eventos futuros para que pueda atraer el máximo de inscripciones y asistencia.

A través del seguimiento de la actividad de los asistentes en tiempo real, ahora es más fácil que nunca seguir y perfilar la experiencia de los asistentes para una campaña más efectiva.

A continuación, se muestra un ejemplo de los datos que se pueden recopilar a través de una aplicación de eventos, relacionados con las áreas más populares de la aplicación de eventos y las sesiones de contenido.

Ejemplo de datos de participación en una computadora portátil utilizada para medir el ROI del evento
4. «¿Pudieron los asistentes conectarse entre sí y hacer conexiones?»

Si los objetivos de su evento se centran en permitir la creación de redes, las métricas clave a considerar que se pueden recopilar a través de una aplicación de eventos serían el uso de la función de chat privado y la participación en discusiones grupales.

La comparación de las tasas de adopción de las funciones de la aplicación de eventos de chat y discusión en grupo brinda una representación cuantificable de las redes y discusiones en línea que tuvieron lugar entre los asistentes, además de los chats de café a la antigua.

A continuación se muestra un ejemplo de los tipos de datos relacionados con las redes que están disponibles para los planificadores de eventos a través de una aplicación de eventos.

Ejemplo de datos de participación en una computadora portátil utilizada para medir el ROI del evento

Lectura recomendada: Aprenda cómo fomentar conexiones significativas entre sus asistentes en nuestro libro electrónico Cree una comunidad de eventos para aumentar la lealtad y el compromiso de los asistentes

5. «¿Se divirtieron los asistentes?»

¿Está integrando sistemas de gamificación o de respuesta de la audiencia, como encuestas en vivo, para impulsar el compromiso y crear una experiencia inmersiva?

Si es así, asegúrese de hacer un seguimiento de sus respectivas tasas de adopción para comprender qué tan involucrados estuvieron sus asistentes. Dependiendo de la herramienta de participación que esté utilizando, podrá deducir diferentes tipos de información.

La función de gamificación de EventMobi ofrece estadísticas sobre el total de desafíos completados y los principales desafíos completados por número de jugadores, para que pueda determinar fácilmente el éxito con el que los asistentes interactuaron con su evento.

Consejo: Piense en sus mejores jugadores como sus «campeones del evento» – personas que estuvieron muy inmersas en el evento y probablemente estén dispuestas a brindar testimonios positivos sobre su experiencia, además de ser excelentes clientes potenciales para su negocio, ¡dependiendo del tipo de evento que esté organizando!

La plataforma de EventMobi también proporciona informes bajo demanda fácilmente digeribles sobre las funciones de votación en vivo y «Hacer una pregunta», que muestran la cantidad de usuarios participantes y sus respuestas.

Lectura recomendada: Aprende a usar la gamificación en tu próximo evento con nuestra guía de bolsillo 5 estrategias de gamificación seguras para aplastar los objetivos de su evento

Cómo crear un informe de ROI de eventos

Ahora que comprende en qué métricas debe enfocarse, ¿cómo toma estos datos y los pone en un informe de ROI de evento formal?

La clave es reunir sus métricas y organizarlas para contar una historia de su evento:

  • ¿Cuáles eran sus objetivos e intenciones?
  • ¿Qué sucedió realmente, según los datos?
  • ¿Qué has aprendido para la próxima vez?

El producto final puede tomar cualquier forma que elija, ya sea que prefiera un buen documento de Word, una plataforma de diapositivas o un informe de video. Aquí hay un ejemplo de estructura de informe de ROI de eventos que podría considerar:

Sección 1: Objetivos y KPI

Para el contexto, repase brevemente cuáles eran sus objetivos e intenciones para su evento. ¿Su objetivo era generar ingresos? ¿Reconocimiento de marca? ¿Construcción comunitaria? El resto de su informe debe centrarse en estos objetivos iniciales.

Sección 2: Informe de ingresos

Si generar ingresos era su objetivo principal, querrá colocar esta sección a continuación. Aquí, mostrarás cuál es tu inicial presupuesto del evento fue, y compárelo con lo que realmente ganó y gastó. Resalte las áreas en las que subestimó el presupuesto que necesitaría y busque las áreas en las que generó ingresos inesperados.

Sección 3: Participación de los asistentes

Según el tipo de estrategias de participación que haya implementado, tendrá una gran cantidad de datos para compartir sobre qué tan comprometida estaba su audiencia. Aquí puede incluir cosas como tasas de adopción de aplicaciones de eventos, asistencia a sesiones, participación en juegos y acciones sociales. Sea claro acerca de qué aspectos de su evento despertaron la mayor participación y cuáles fracasaron.

Sección 4: Revisión de comentarios

Ahora es la oportunidad de mostrar la retroalimentación humana detrás de los números. Usando las respuestas a su Encuestas de sesión y posteriores al evento., reúna algunas citas que brinden las mejores perspectivas sobre cómo las personas respondieron a su evento. Busque patrones en las palabras y frases que la gente usa para describir su evento y tome nota si las personas hacen las mismas sugerencias una y otra vez.

Sección 5: Planificación para el futuro

En su sección final, resuma todo en el informe anterior en unas pocas oraciones cortas/diapositivas. Luego, explique cómo puede tomar las lecciones que aprendió y aplicarlas a su próximo evento, para mejorar el ROI de su evento en el futuro.

Cómo mejorar las métricas de ROI de su evento en el próximo evento

¡Felicitaciones, tu evento finalmente está completo!

Ahora que el polvo se ha asentado, es hora de revisar y reflexionar. En última instancia, todos los análisis posteriores al evento se pueden usar para generar contenido para sacudir sus eventos futuros. Aquí hay algunas maneras de obtener ideas sobre el diseño de su próximo evento para la mejor experiencia posible.

Revisar los comentarios de los asistentes

Ya sea a través de correo electrónico, su aplicación de eventos o impresiones tradicionales, revisar los comentarios recopilados de las encuestas de comentarios de eventos y sesiones es un excelente lugar para comenzar a determinar qué funcionó y qué no.

Estos formularios abiertos contienen mensajes directamente de los propios asistentes y sirven como una forma de obtener la información a la que de otro modo no tendría acceso.

Promoción de la adopción de aplicaciones de eventos para mejorar el ROI de eventos

Si ha invertido en tecnología de eventos, como una aplicación de eventos, el análisis de su adopción y las tasas de inicio de sesión muestran qué tan activamente usaron su aplicación los asistentes y cuánto dependieron de ella como parte de su experiencia en el evento.

Con base en estas tendencias, puede estar mejor preparado para configurar su aplicación para el año siguiente a fin de capturar los datos que son relevantes para medir las métricas de ROI de su evento.

A continuación se muestra un ejemplo de los datos a los que tiene acceso a través de la aplicación de eventos EventMobi para comprender mejor la tasa de adopción de su aplicación.

Lectura recomendada: Lee nuestro ebook para aprender cómo aumentar las tasas de adopción y uso de su aplicación de eventos

Integración de Event App Tech en paquetes de patrocinio

Para crear paquetes de patrocinio de eventos competitivos que sean atractivos para los patrocinadores potenciales y les brinden los resultados que buscan lograr, puede usar los datos de la aplicación de eventos para demostrar cómo el patrocinio puede ayudar a alcanzar y atraer a su público objetivo.

Incluso los números simples pueden contar una historia importante. Por ejemplo, si se usó gamificación durante el evento y un patrocinador entregó un código de acceso para que los asistentes acumularan puntos, puede ver cuántas personas usaron el código de acceso y usarlo como un indicador de la calidad de las conversaciones y el tráfico peatonal que los patrocinadores tenía en su stand.

Resumen de “No tengo tiempo para leerlo todo”

Los análisis de eventos son una herramienta poderosa que le permite aprovechar los datos y formular resultados significativos de su evento, como:

  • Proporcionar métricas de ROI de eventos cuantificables: justifique el gasto del presupuesto de su evento sacando la venta de boletos y obtenga ganancias de su análisis de registro. No olvide informar también a sus patrocinadores sobre su propio ROI proporcionando información relevante sobre la aplicación, como impresiones y clics en anuncios publicitarios.
  • Medición del compromiso de la audiencia: identifique las áreas de mayor interés de sus asistentes revisando las secciones más visitadas de la aplicación, los temas populares de discusión en grupo y las páginas de sesiones más vistas. Del mismo modo, las tasas de uso en torno al chat, la discusión grupal y la gamificación indican el nivel de participación que tuvieron los asistentes durante el evento.
  • Identificación de áreas de mejora: todos los datos posteriores al evento se pueden usar para elevar sus eventos futuros. Con base en los análisis de asistentes y expositores, adapte el contenido de su aplicación futura y los paquetes de patrocinio para atraer más de ambos.

¿Interesado en aprender más? ¡Solicite una demostración de la aplicación de eventos EventMobi hoy!

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